El plan estratégico de los despachos de abogados

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Dedico la entrada de esta semana a la asignatura "Gestión de Despacho", de la cual tendremos próximamente un examen. Concretamente haré referencia a la lección 1 en la que hemos estudiado la importancia que para los despachos de abogados tiene el llamado "plan estratégico", el cual se compone de las siguientes partes:

1. Definición

El plan estratégico es una herramienta que permite a una organización:

1) Autodefinirse (en el momento presente).

2) Definir qué quiere en el futuro.

3) Establecer cómo llegar a ese futuro previamente definido.

2. Misión, visión y valores

a) Misión: ¿Qué es la organización hoy?

Análisis de quién compone la organización (socios, colaboradores externos, etc.), qué hace la organización y cómo actúa la organización (interacción con clientes y proveedores, p.ej. si se van a aceptar casos en los que se crean aunque el cliente no tenga medios para pagar al abogado).

b) Visión: ¿Qué quiere ser la organización en el futuro?

Análisis de qué quiere conseguir la organización con respecto a los diferentes GRUPOS DE INTERÉS con los que se relaciona. Ello se consigue a través del sistema EFQM (European Foundation for Quality Management), que es un sistema homologado de gestión constituido por diversas empresas de Europa que cumple unos estándares de calidad.

Grupos de interés:

• Propiedad/socios: segundo grupo de interés a tener en cuenta p.ej. para repartir el trabajo.

• Clientes: el primer grupo de interés en el que debe focalizarse el despacho al inicio.

• Empleados y proveedores.

• Sociedad: entorno en el que se mueve el despacho.

c) Valores: ¿De qué “piedras angulares” se va a servir la organización para pasar de la misión a la visión?

Análisis de cómo se va relacionar la organización con los diferentes grupos de interés para pasar de la misión a la visión.

Ejemplo de valores:

• En la mayoría de los despachos se respeta la ética y la normativa deontológica, pero ello hay que ponerlo verdaderamente en práctica.

• La excelencia, que se valora a través de la EFQM.

Finalmente, hay que definir el plazo de duración del plan estratégico, aconsejablemente a 3 años. Ello debido a que las circunstancias hoy en día son muy cambiantes.

3. Mercado y clientes

a) Definir en qué zona geográfica va a operar la organización.

b) Analizar cuántos potenciales clientes existen: pág. web del INE para conocer la cartera potencial de empresas que podrían ser potenciales clientes.

c) Analizar la calidad de los potenciales clientes: ¿A qué tipo de clientes quiero atacar? Se trata de los clientes que van a constituir el mercado objetivo. P.ej. el club de la excelencia muestra las mejores empresas de los distintos sectores de Aragón.

d) Analizar qué demandan o qué puede resultar útil a los potenciales clientes.

4. Servicios

Definir qué tipo de servicios se va a ofrecer a los potenciales clientes. Diferenciación:

• Especialidades: laboral, mercantil, penal, etc.

• “Paquetización”: compactar la solución conjunta que se le va a ofrecer al cliente. Asesorar al cliente de forma integral en todas las especialidades jurídicas.

5. Análisis “DAFO”

a) Debilidades: características negativas internas.

b) Amenazas: características negativas externas / del entorno (p.ej. impago de honorarios a causa de la crisis).

c) Fortalezas: características positivas internas.

d) Oportunidades: características positivas externas.

6. Análisis de los Factores Críticos de Éxito
Qué nos va a ayudar a:

• Compensar las debilidades: p.ej. alianzas con otros despachos.

• Defendernos de las amenazas: si los clientes tardan en pagar (p.ej. Administración), el Colegio y las entidades financieras dan facilidades para pagar facturas.

• Mantener las fortalezas: formación continua.

• Aprovechar las oportunidades: anticiparnos al cliente.

7. Definición de los objetivos estratégicos
Hay que fijar metas concretas y medibles a través de indicadores.

Las metas deben resultar del análisis DAFO, del análisis de los factores críticos de éxito y de la aplicación de los valores de la organización.

Deben ser metas que acerquen a la organización a la visión y deben ser metas para cuya consecución la organización se fija unos plazos determinados.

8. Políticas estratégicas (método para alcanzar el objetivo)

Son sistemas o formas de actuación en los diferentes ámbitos de la organización orientados a conseguir los objetivos estratégicos:

a) Política económica y financiera: criterios de facturación, gasto, cobro y pago.

b) Política comercial: criterios de repercusión de valor, segmentación de clientes, seguimiento y fidelización. Hay que decidir con qué clientes se quiere trabajar y qué tratamiento se le va a dar a cada grupo de clientes:

• Clientes en seguimiento.

• Clientes consolidados.

c) Política de recursos humanos y alianzas: criterios de carrera profesional y retribución; criterios de relación con otras organizaciones complementarias o de las que se puedan derivar sinergias.

d) Política de formación y comunicación: criterios para la actuación y mejora continua del conocimiento profesional; criterios de transmisión al equipo profesional y a la sociedad de las diversas actuaciones de la organización.

9. Presupuesto

a) De ingresos y gastos.

b) De cobros y pagos.

10. Cuadro de mando

Matriz en la que se cruzan los elementos de la visión (vertical) con los objetivos estratégicos (horizontal) en función de su grado de relación (fuerte 3, moderada 2, débil 1) y se establecen los indicadores cuantitativos para comparar y medir el grado de consecución de los objetivos estratégicos y el acercamiento a la visión.

11. Revisión de resultados
Finalizado el periodo de vigencia del plan estratégico, la organización debe determinar:

• Si ha cumplido o no los objetivos estratégicos.

• Si no los ha cumplido:

- Qué grado de consecución de los mismos ha logrado.

- Cuáles son las causas por las que no ha cumplido los objetivos.

- Cuáles son las áreas de mejora.

• Si los ha cumplido

- Qué nuevos objetivos estratégicos debe fijar para acercarse a la visión.

A partir de ahí, y con la información anterior, debe iniciar de nuevo todo el proceso de análisis explicado para elaborar un nuevo plan estratégico aplicable en el siguiente periodo.